---

Sådan gør du dine PDF-filer tilgængelige efter WCAG

De fleste organisationer har hundredvis af PDF-filer liggende: referater, skemaer, rapporter, brochurer. Mange af dem kan en skærmlæser ikke læse ordentligt. Teksten kommer i forkert rækkefølge, billederne er tavse, tabellerne er grød, og formularen kan ikke udfyldes. Det er ikke svært at gøre bedre. Det kræver bare, at man ved, hvad der skal til. Her er guiden, jeg ville ønske, alle havde læst.

---

Hvad WCAG betyder for PDF

WCAG, Web Content Accessibility Guidelines, er lavet til websider, men principperne gælder også dokumenter: indholdet skal kunne opfattes, betjenes og forstås, og det skal være robust nok til at virke med hjælpemidler. En tilgængelig PDF kan navigeres, læses og udfyldes med skærmlæser, forstørrelse og tastatur. I Danmark gælder webtilgængelighedsloven for offentlige myndigheders dokumenter, og tilgængelighedsloven fra 2025 omfatter en række private produkter og tjenester. Men grunden til at gøre det er enklere: ellers kan en del af jeres læsere ikke bruge det, I sender.

---

Det, en tilgængelig PDF skal have

1. Struktur. Overskrifter, afsnit og lister markeret som det, de er, ikke bare som fed tekst.
2. Tags. Dokumentet skal være tagget, så skærmlæseren kender strukturen og læserækkefølgen.
3. Læserækkefølge, der følger meningen, ikke layoutet.
4. Alternativ tekst til alle billeder, diagrammer og figurer, og tomme tags til ren pynt.
5. Sprog sat på dokumentet, og på afsnit i et andet sprog.
6. Tabeller med rigtige overskriftsceller og en logisk struktur.
7. Links med tekst, der siger, hvor de fører hen.
8. Formularer med felter, der har navne, og som kan udfyldes med tastatur.
9. Kontrast på mindst 4,5:1 for almindelig tekst, og ingen information båret af farve alene.
10. Indlejrede skrifttyper, så teksten kan læses som tekst.
11. Titel i dokumentets egenskaber, ikke kun i filnavnet.

---

Trin for trin

1. Begynd i kildedokumentet. Brug de indbyggede overskriftstypografier i Word eller InDesign, skriv alternativ tekst på billederne, og lav tabeller som tabeller. Det meste af arbejdet ligger her.

2. Eksportér rigtigt. I Word: Gem som PDF med "Dokumentstrukturmærker til tilgængelighed" slået til. Udskriv aldrig til PDF; det fjerner strukturen.

3. Sæt titel og sprog i dokumentets egenskaber.

4. Kontrollér tags og læserækkefølge i Acrobat Pro med værktøjerne under Tilgængelighed. Ret det, der er forkert.

5. Tilføj alternativ tekst, hvor den mangler, og markér pynt som artefakter.

6. Ret tabeller, så overskriftsrækker og -kolonner er markeret.

7. Gør formularer udfyldelige med felter, der har navne og en fornuftig tabulatorrækkefølge.

8. Tjek kontrasten med et kontrastværktøj.

9. Kør den automatiske kontrol i Acrobat og i PAC 2024.

10. Test med skærmlæser. Åbn filen med NVDA eller JAWS, og læs den fra start til slut kun med tastatur. Det er den eneste test, der viser, hvad brugeren oplever.

---

Værktøjer

• Adobe Acrobat Pro til tags, læserækkefølge og formularer.
• PAC 2024 (PDF Accessibility Checker) fra PDF/UA Foundation, gratis, til kontrol mod PDF/UA og WCAG.
• axesPDF og CommonLook til større mængder dokumenter.
• NVDA (gratis) og JAWS til den test, der tæller.

---

Typiske problemer

• Scannede dokumenter er billeder. Kør OCR, og kontrollér resultatet.
• Komplekse layouts med spalter og bokse giver forkert læserækkefølge. Forenkl, eller ret rækkefølgen manuelt.
• Store dokumenter bør deles op og have bogmærker.
• Matematik kræver MathML eller en tekstbeskrivelse.
• Gamle skabeloner skaber de samme fejl igen og igen. Ret skabelonen én gang.

---

Hold det tilgængeligt

Lav tilgængelige skabeloner. Lær de kolleger, der producerer dokumenter, at bruge dem. Skriv det ind i jeres retningslinjer for digitalt indhold. Tjek jævnligt de dokumenter, flest bruger. Og overvej, om dokumentet overhovedet skal være en PDF, eller om en webside ville være bedre for alle.